Bakgrunn og formål med arkivplanen

Arkivplanen skal sørge for at Elverum kommune ivaretar arkivansvaret i tråd med arkivlova § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid".

Arkivplanen skal vise hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert, samt vise hvilke instrukser, regler, planer med mer som er gjeldende for arkivarbeidet. Den skal også kvalitetssikre den interne arkivforvaltningen og holde oversikt over hvordan arkivet i kommunen er oppbygd, samt vise innhold og fysisk plassering av arkivene. Den gir bindende retningslinjer for håndtering av informasjon og dokumentasjon, og skal være et planleggings- og styringsredskap for arkivarbeidet i hele kommunen.

Oppdatering av arkivplanen skal skje fortløpende ved endringer, slik som når en enhet oppretter et nytt arkiv/ny arkivdel  eller tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon, ved ny arkivnøkkel, nedleggelse eller opprettelse av nye kommunale enheter/styrer eller utvalg, ved store endringer i delegasjonsreglementet til kommunen, eller når oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen. Arkivansvarlig skal varsles om endringer som kan ha konsekvenser for arkivet, og det er arkivansvarlig som vil avgjøre når det er behov for oppdateringer.

Enhetsleder for arkiv- og digitalt dokumentasjonssenter har ansvaret

I Elverum kommune er arkivansvaret delegert fra rådmannen til enhetsleder for arkiv- og digitalt dokumentasjonssenter. Som rådmann i Elverum kommune anmoder jeg alle medarbeiderne om å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen.

Elverum kommune november 2017

Kristian Trengereid
Rådmann