Utskriftsvennlig versjon

Periodiske arkivrutiner

Etter arkivforskriften § 2-4 siste ledd skal sakarkivet fra avsluttede journalperioder og andre arkivserier som ikke lenger i bruk, skilles ut fra dagligarkivet og plasseres i bortsettingsarkiv. Dette både for å skape bedre plass i det daglige arkivet ved å sette bort arkivmateriale som er mindre aktuelle, samt for å sikre gjenfinning ved større endringer i administrativ organisering, arkivorganisering eller ved skifte av journalsystem. I tillegg er dagligarkivet under stadig utvikling, der volumet stadig vil hvis man ikke har mekanismer for å ta ut noe av dagligarkivet. Etter arkivforskriften § 3-12 første ledd skal sakarkiv og den tilhørende journal deles inn i perioder. Det skal være samsvar mellom periodeinndelingen i sakarkivet og journalen, men en periode i en elektronisk journal kan omfatte flere perioder i sakarkivet. Det er anbefalt at arkivperiodene bør være på minst 4-5 år og følge kalenderåret. Ledelsen kan fastette at enkelte deler av sakarkivet skal holdes utenfor periodiseringen eller følge spesielle prinsipp for periodisering. Eksempel på dette kan være at eksempelvis personalmapper skilles ut som egen arkivdel og settes bort etter andre prinsipper enn det resterende sakarkivet.

Når en arkivperiode avsluttes skal materialet fra perioden skilles ut fra det aktive arkivet. Papirbaserte sakarkiver, journaler, eventuelle journalregistre og kopibok skal settes i bortsettingsarkiv. Dette skal skje på en slik måte at man opprettholder den indre orden og oppstillingsplan som ble benyttet ved aktivt arkiv, jf. arkivforskriften § 2-5 siste ledd. Bortsettingsarkivet skal fullt ut speile strukturen i det aktive arkivet, som er nødvendig for gjenfinne og lese arkivdokumentene i sin rette kontekst. For elektroniske journaler og arkiver skal data gjøres søkbare, fortrinnsvis ved å etablere historiske databaser som enten kan være separate baser eller utgjøre egne logiske enheter i den aktive basen, jf. arkivforskriften § § 3-15 og 3-16.

Man har to typer skille; mykt og skarpt periodeskille. Saker som er aktive ved avslutningen av en periode (som starter før et periodeskille og som ikke avsluttes før neste periode. Her skal man både ivareta å holde saken samlet, plassere saksdokumentene i riktig periode og ivareta behovet for lett tilgang til materiale fra nær fortid. For å dekke disse behovene har Noark innført en ordning med overlappingsperiode i overlappingen mellom to arkivperioder. Dette er vanligvis de to første årene i en ny arkivperiode, eventuelt det første året. Ordningen gjør at periodeavslutningen utsettes til overlappingsperioden er over.  

Periodisering Elverum kommune

Det ble i 2012 utført et mykt periodeskille, som omfattet perioden 25.10.2002 – 31.12.2012 (FA). FA1 erstattet FA og går fra 01.01.2013 frem til idag. FA2 er planlagt å starte fra 01.01.2018 med et mykt periodeskille. Det vil settes en egen gruppe for å planlegge avslutning av gammel arkivdel og start på ny arkivdel.

Vi har årlig oppfølging med enhetene i kommunen for å gjennomgå og kartlegge lokale rutiner og arkivbestand (bevaring, klarering av ansvar, nye tilvekster, kvalitetssikring av dagligarkiv, bruk av sakssystem, bortsetting/depot). Neste oppfølging er planlagt å starte i februar 2018.

Acos Websak er kommunens fellesarkiv som brukes av alle enheter. Vi har benyttet Acos Websak fra 01.01.2006, men har ennå ikke periodisert. Våre planer fremover er å gjennomføre periodisering hvert 4. år (år for kommunevalg). Første periodisering historisk blir da for perioden 25.10.2002-31.12.2012. Periodiseringen vil skje ved et skarpt skille. Avlevering vil skje ved elektronisk uttrekk.

 

Laster...