Utskriftsvennlig versjon

Periodiske arkivrutiner

Byggesak – gnr/bnr
Arkivene er digitalisert og nye saker blir lagret i Websak. Eldre materiale er sendt til IKAO.

Eiendomsarkiv (kommunale eiendommer) – gnr/bnr
Eiendomsmappa periodiseres ikke. Når en eventuell digitalisering av eiendomsarkivene er gjort vil mappene bli overført til depot.

Eiendomsskatt
Behandling av alle eiendomsskattesaker skjer i programvaren «KomTek», og lagres i den programvaren. Det er ikke lagt til rette for eksport fra KomTek til Websak, så det er ingen lagring av løpende eiendomsskattebehandling i Acos Websak.

All klagebehandling av eiendomsskattesaker lagres i Websak.

Elevarkiv
Mappa følger eleven fra barnehagen og hele grunnskoleløpet. Periodiseres ikke. Mappen avsluttes når eleven har avsluttet grunnskolen.

Fellesarkiv/saksarkiv
Acos Websak er kommunens fellesarkiv som brukes av alle indre og ytre enheter. Vi har benyttet Acos Websak fra 01.01.2006, men har ennå ikke periodisert. Våre planer fremover er å gjennomføre periodisering hvert 4. år (år for kommunevalg). Første periodisering historisk blir da for perioden 25.10.2002-31.12.2012. Periodiseringen vil skje ved et skarpt skille. Avlevering vil skje ved elektronisk uttrekk og leveres til IKA Opplandene.

Klage parkeringsavgift
Innkomne klager på gebyr og sanksjoner blir lagret i Websak, oppdeles i kvartaler.

Gårdsarkiv landbruk
Gardsarkivet er et arkiv over landbrukseiendommer i Elverum kommune inndelt etter eiendommens hovednummer. I arkivet ligger alle landbruksrelaterte saker knyttet til dette hovednummeret. Det ajourføres flere ganger i året.

Delingsarkiv
Arkivene er digitalisert og nye saker blir lagret i Websak. Eldre materiale er sendt til IKAO.

Personalsaker
Personalmapper avsluttes når arbeidsforholdet opphører.

Planarkiv – reguleringsplaner/kommuneplan
Arkivene er digitalisert og nye saker blir lagret i Websak. Elverum kommune bruker plandialog. Saker avsluttes når planen er godkjent. Alle planer er i eget arkivskap i dagligarkiv ved eiendomsavdelingen.

Klientmapper helse/omsorg
Klientmapper periodiseres ikke, følger klienten til den dør. Klientmappa avleveres etter 10 år til depot.

Klientermapper NAV
Mappene er skilt på kommunal og statlig del. De periodiseres ikke, men de kommunale blir satt i fjernarkiv når de ikke er aktuelle lenger. Overføres deretter i 10 årsperioder til IKA Opplandene.

Laster...