Gjennom Acos har vi ulike roller i sak- og arkivssytemet. Rollene som er i bruk hos Elverum kommune er nr 1,2,3,4,5,13. Alle har rollen intrabruker for å få tilgang til intranettet. Alle som begynner med «intra» er tilganger som kun tilhører intranettløsningen vår.

Rolle 1- Arkivansvarlig (AR1)

Ansatte ved arkivet har rolle 1 - Arkivansvarlig. De har tilgang til følgende:

• Opprette saker
• Redigere alle felter på saks- og journalpost nivå
• Definere nye brukere
• Flytte/kopiere dokumenter
• Klassering av saker
• Tilgang i alle arkivdeler og adm.enheter
• Journalføring

Arkivleder og applikasjonsforvalter har systemansvarlig-tilgang i tillegg til arkivansvarlig. Disse har også tilgang til systemregister med flere andre innstillinger.

Rolle 2 - Arkivpersonale (AR2)

Rolle 2 gir mulighet for å bytte saksansvarlig, endre tittel, journalføre med mer. Dette er en tilgang som Elverum kommune kan gi ut til spesifikke personer på de enkelte avdelingene slik at de har ansvar for å fordele saker og journalføre dokumenter. Eksempelvis har byggsaksavdelingen denne rollen.

Rolle 3 - Leder/saksfordeler (LD)

 Rolle nr. 3 – Leder i WebSak gir mulighet for å redigere/lese dokument som er opprettet av saksbehandler i samme adm.enhet. Rollen omfatter også at man kan godkjenne saksfremlegg som skal til behandling i ulike utvalg, samt kunne fordele saker til andre saksansvarlige.

Rolle 4 - Saksbehandler (SB)

Denne rollen gir tilgang til å:

• Opprette saker
• Opprette journalposter i saker de er ansvarlig for, eller har fått tilgang til.
• Mulighet for å søke etter journalposter innenfor sin adm.enhet og arkivdel. Utfra hva som er definert i autorisasjon til brukeren.
• Ekspedere egne dokumenter via KS SvarUt.
• Gi tilgang til andre i egne saker/journalposter.

Rolle 5 - Utvalgssekretær

Rolle nr. 5 har brukere som skal ha tilgang til Acos Møte. De som har denne rollen er politiske/møte sekretærer, arkivleder og applikasjonsforvalter.

Rolle 13 - Saksbehandler (SB EK)

Rolle nr. 13 er en tilpasset sakbehandler rolle for Elverum kommune, rollen er definert sammen med leverandør av løsningen.