Utskriftsvennlig versjon

Rutiner som definerer ansvar for retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Etter Riksarkivarens forskrift § 3-2, andre ledd, bokstav f, punkt 2, skal man ha rutiner som definerer ansvar for retting av registrerte journal- og arkivopplysninger. I Elverum kommune er det arkivtjenesten som kontrollerer og journalfører dokumenter. Dette er det arkivet ser gjennom før man journalfører (endrer journalpost status til J-Journalført og/eller kontrollert av arkivet):

Saksnivå

  • Arkivet ser over at k-kode er påført og at det er benyttet riktig k-kode i saksnivå
  • Sjekke at sakstittel er komplett, og at den er søkbar for ettertid, og i henhold til skriveregler.
  • At korrekt sakstype er påført (eksempelvis sakstype "PE" for personalsaker)
  • Sjekke at saker opprettes i rett arkivdel. (personalmapper skal i PERS)
  • Gradering
  • Tilganger
  • At det ikke er en tom sak uten journalposter og saksdokument

Journalpostnivå

  • Arkivet ser over at det ligger dokumenter i hver journalpost, samt at dokumentene er mulig å lese av
  • Sjekke at journalpost tittel er komplett, og at den er søkbar for ettertid, og i henhold til skriveregler.
  • Avsender/mottaker/kopimottakere
  • Graderingen er påført der det er behov, avsender/mottakere osv før vi endrer status til J-Journalført -  denne bør deles i to i forhold til arkivet sitt ansvar saksmappen og journalposter. K-koder
  • Sjekke at journalposter er registert med riktig type (I,U,N,X)
  • Saker som saksbehandler har sendt til avslutning kontrollerer vi før vi avslutter dem

Kurver

Arkivet går gjennom kurvene som består av Inngående midlertig fra saksbehandler, Interne notater (X, N), Reserverte saker (R), Arkivsaker til avslutning (ØA), Utgående journal. Før vi journalfører eller avslutter disse går vi gjennom sjekklisten ovenfor. Ved status R-Reservert sak i saksnivå og status R-Reservert av/for saksbehandler i journalpostnivå, følger vi opp dette direktemed saksbehandlere, eller avdelingsledere hvis det er mye av slike saker på spesielte avdelinger. 

Postliste

Arkivet legger også ut postliste på Elverum kommune sine nettsider. Hver dag ser to arkivarer over dagens journalførte dokumenter før oversikten legges ut på nettsiden. På denne måten sikrer man at sensitiv informasjon ikke kommer ut til det offentlige.

Laster...