Arkivplanen er kommunens viktigste hjelpemiddel for å holde oversikt over arkivregler, arkivenes organisering og innhold og hvor arkivmaterialet er plassert. Dette kan være papirarkiver og elektronisk materiale på forskjellige kontorplasser, lokale magasiner og i arkivdepot.

En av de største utfordringene er å finne ut hvilke fagsystemer som inneholder arkivverdig informasjon. Og også om det er mulig å hente ut denne informasjonen på en betryggende måte når systemet avsluttes, gjennomgår store endringer eller byttes ut. Dette kan også være i forbindelse med organisatoriske endringer. Hva skjer når kommunene går sammen om å løse oppgaver? Vil vi da kunne dokumentere ansvaret for hva som er gjort av den enkelte enhet både før og etter at samarbeidet kom igang?