Overordnet ansvar

Kommunedirektøren har i følge kommuneloven og arkivforskriften ansvaret for kommunens arkiv, og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i kommunedirektørens arkivansvar er ellers fastsatt i forskrift om offentlige arkiver (§ 1-1-, andre og tredje ledd).

I et offentlig organ er det den øverste ledelsen som har det overordna ansvaret for arkivarbeidet jfr. forskrift om offentlig arkiv § 1-1.

Det formelle politiske ansvaret for arkivordningen i Elverum kommune tilligger kommunestyret. Det overordna administrative ansvaret tilligger kommunedirektøren ( <em>jfr. Kommuneloven §23) </em>og det daglige overordna ansvaret for arkivet tilligger leder for service og arkiv.

Elverum Kommunes arkivtjeneste er organisert med sentral faglig arkivledelse, hvor faglig leder (enhetsleder) har det faglige ansvaret/tilsynet med kommunens samlede arkiv ( <em>jfr. foa §2-1). </em>Enhetsleder skal samordne arkivarbeidet og påse at dette skjer i overensstemmelse med gjeldene lover, forskrifter og rutiner. Arkivtjenesten er samlet i service- og IKT-avdelingen.

Hver enkelt sektorsjef/stabsleder har ansvaret for at saksbehandlingen og dokumenthåndteringen i deres virksomhet/stab skjer etter gjeldene lover, forskrifter og rutiner.

Den saksbehandler/virksomhet/stab som er ansvarlig for behandlingen av en sak, har ansvaret for å ta vare på arkivmateriell under hele saksbehandlingen, og videre sørge for at de til enhver til gjeldene rutiner for arkivlegging/avslutning av en sak blir fulgt.

Oppgaver knyttet til arkivet kan delegeres, men ansvaret som sådan kan ikke delegeres. Overordnet ansvar omfatter de oppgaver som er nødvendige for å oppfylle kravene.

Sentrale oppgaver vil alltid være:

• Tilsette eller oppnevne en arkivansvarlig og etablere en felles arkivtjeneste.
• Sørge for tilstrekkelig bemanning.
• Stille tilfredsstillende lokaler og nødvendig utstyr til disposisjon.
• Midler til å kjøpe de varer og tjenester som trengs i arkivet.
• Legge til rette for at arkivpersonalet holder en tilfredsstillende faglig kompetanse bla. gjennom deltakelse i kurs og opplæring.
• Sørge for tilfredsstillende rapportering fra arkivtjenesten til ledelsen slik at denne kan oppfylle sitt overordnede ansvar etter forutsetningene.
• Kontinuerlig rydding i eldre arkiver i samarbeid med sektorer/enheter og overføringer til IKA Opplandene.
• Følge opp oppgraderinger av WebSak
• Flere digitale søknader i søknadssenteret.
• Standardtekster til bruk i dokumenter i WebSak

Arkivleders ansvar

•  Daglig ansvar for kommunens fellesarkiv - enhetsleder arkiv og service.
•  Sørge for at postbehandling og arkivering internt og eksternt skjer i samsvar med  arkivloven med forskrifter og kommunens arkivplan.
•  Sørge for at fellesarkivet i kommunen har nødvendig kompetanse og ta initiativ til nødvendig arkivopplæring av arkivpersonalet.
•  Systemansvarlig for kommunens sak/arkiv system - Acos Websak.
•  Ta initiativ til nødvendig opplæring av kommunens sak/arkiv system.
•  Koordinere og informere ansvarlige for objektarkivene.
•  Kommunens representant i interkommunalt arkivsamarbeid IKA Opplandene.
•  Koordinere årlig avlevering til depotet på Lillehammer.  Nødvendig oversikter over avlevert materiale.

Arkivarenes ansvar

•  Bidra til at kommunens mål om service og kvalitet, offentlighet og innsyn blir ivaretatt.
•  Ivareta delegert myndighet for arkivtjenesten i kommunen.
•  Ansvar for avlevering og mottak til kommunens fjernarkiv.
•  Bidra til oppdatering og utvikling av kommunens arkivplan.

Sektor- og stabssjefenes ansvar

•  Ansvar for de aktive objektarkivene, (særarkivene) ligger til hver enkelt sektor- eller stabssjef.
•  Sektor- og stabssjef har ansvar for at saksbehandlere har nødvendig kompetanse i forhold til lover og forskrifter, spesielt off. loven.
•  Det skal utpekes en arkivansvarlig for hvert enkelt objektarkiver(særarkiv). Vedkommende skal se til at enheten/ avdelingen følger de retningslinjer og rutiner som er nedfelt i kommunenes arkivplan.
•  I følge personregisterloven er de aktuelle sektorsjefer/ stabssjer ansvarlige for sine personarkiv ( klientarkiv og elevarkiv) som kommer inn under regelverket i denne loven, såkalt konsesjonspliktige personregister,  dvs. arkiv som en trenger konsesjon fra Datatilsynet for å oppbevare.
•  Utsending av forvaltningsmelding.

Stabssjef Service- og IKT ansvar

• I hht. administrativt delegasjonsreglement har service- og IKT sjefen det <em>overordnede </em>administrative arkivansvaret i kommunen.
• Stabssjefen har ansvar for å gjennomføre internkontroll av klient- og pasientarkiv (objektarkiv).