Riksarkivarens forskrift (Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver) har utarbeidet bestemmelser om elektronisk materiale som avleveres til depot. I tillegg til vår normalinstruks for IKAO er også informasjonen nedenfor verdt å merke seg ved deponering av elektronisk materiale. Oversikt over godkjente format, tabellutrekk m.m. finner man i Riksarkivarens forskrift kapittel 5.

Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) har også utarbeidet en oversikt over arkivstandarder, med informasjon om krav til materiale som skal avleveres til riksarkivaren, krav til periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv, fremfinning i elektronisk journal og arkiv fra avsluttede perioder og klargjøring av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot.

Tegnsett i tabelluttrekk

I følge Riksarkivarens forskrift § 8-11 skal tabelluttrekk og medfølgende struktur- og innholdsbeskrivelser overføres som ren tekst i ukryptert og ukomprimert form, og benytte godkjent tegnsett.

Godkjente tegnsett er:

•  Unicode UTF-8 (ISO/IEC 10646-1:2000 Annex D)
• ISO 8859-1:1998, Latin 1. ISO 8859-1:1998, Latin 1 kan erstattes med ISO 8859-4:1998, Latin 4 for samiske tegn.

Feltlengder i tabelluttrekk

§ 8-12 viser til at feltlengder i tabelluttrekk kan være inntil 2047 tegn. Et felt som er lengre enn 2047 tegn, skal lagres som et elektronisk dokument i format ren tekst, jf. § 8-17 bokstav a. Dokumentet skal tilknyttes tabelluttrekket som en selvstendig fil slik det fremgår av § 8-15.

Tekstfilformater i tabelluttrekk

Ifølge § 8-13 skal tekstfiler med tabelluttrekk ha ett av følgende formater:

1. Fast format: Alle felt kommer i faste posisjoner innen postene. Lengde og/eller startposisjon for hvert felt skal spesifiseres i struktur- og innholdsbeskrivelsen, som skal følge med uttrekket slik det fremgår av § 8-26. Alle lengder og posisjoner angis utifra antall tegn.
2. Tegnseparert format (kommaseparert format): Poster og felt har variabel lengde og er atskilt med faste, entydige skilletegn. Postskille skal være [CR][LF]. Uttrekket skal ikke inneholde noen post med feltnavn (heading). Feltskilletegnet og feltnavn skal spesifiseres i den medfølgende struktur- og innholdsbeskrivelsen, jf. § 8-26.
3. XML-format: Formatet skal følge versjon 1.0 av XML-standarden.

Eksport av ulike datatyper i tabelluttrekk

I følge § 8-14 om eksport til tekstfiler skal etter bestemmelsene i § 8-13, datatyper i den opprinnelige databasen legges ut slik:

1. Ved bruk av fast format legges tekststrenger ut venstrejustert i feltene. Etterfølgende posisjoner fylles opp med blanke tegn. Heltall og desimaltall legges ut høyrejustert uten ledende nuller, og posisjonene foran fylles opp med blanke tegn.
2. Negative heltall og desimaltall legges ut med et minustegn før første siffer. Positive tall skal ikke representeres med plusstegn.
3. Desimaltall legges ut med komma som desimalskilletegn. Skilletegn for hver tusen skal ikke benyttes.
4. Dato legges ut som ÅÅÅÅMMDD (ISO 8601).

Tilknytning av elektroniske dokumenter til tabelluttrekk

Ifølge § § 8-15 skal elektroniske dokumenter (med mindre det er tale om elektroniske rapporter og lignende frittstående dokumenter), være tilknyttet tabelluttrekk fra et journalføringssystem eller annet elektronisk system for registrering av dokumenter, jf. denne forskriften kapittel IX § 1-2.

De elektroniske dokumentene skal lagres som separate filer, og overføres sammen med tabelluttrekket. Tabelluttrekket skal inneholde referanse til filnavn for hvert enkelt dokument. Hvis fil- eller katalognavn endres ved eksport til arkivversjonen, skal endringene gjenspeiles i tabellenes filreferanser for å opprettholde koblingene mellom tabeller og dokumenter.

Godkjente dokumentformater ved avlevering og deponering

I følge § 8-17 kan elektroniske dokumenter med tekst og bilde eller grafikkobjekter være lagret i følgende dokumentformater ved avlevering og deponering:

1. Som ren tekst: UTF-8 (ISO/IEC 10646-1:2000 Annex D) eller ISO 8859-1:1998, Latin 1. ISO 8859-1:1998, Latin 1 kan erstattes med ISO 8859-4:1998, Latin 4 for samiske tegn.
2. TIFF - Tag Image File Format versjon 6, med de presiseringer som fremgår av § 8-18.
3. XML - Extensible Markup Language versjon 1.0, med de presiseringer som fremgår av § 8-19.
4. PDF/A - ISO 19005-1:2005, versjon 1a eller 1b («Conformance Level» A eller B). PDF/A erstatter Adobe PDF, jf. § 8-20 tredje ledd.

For digitale fotografier, kart, video-, og lydsekvenser aksepteres følgende formater:

1. fotografier og bilder: TIFF versjon 6 og JPEG (ISO 10918-1:1994).
2. kart: TIFF versjon 6 og SOSI versjon 2.2 (1995) eller nyere.
3. video: MPEG-2 (ISO 13818-2.)
4. lyd: MP3 (ISO 11172-3), PCM eller PCM-basert Wave. Valget mellom disse lydformatene skal i hvert tilfelle være avtalt med Arkivverket før deponering eller avlevering.

Fremstillingen av arkivversjoner med komprimerte JPEG-filer, MP3 lydfiler og MPEG-2 videofiler skal skje slik at det ikke medfører ytterligere komprimering og svekket bilde- eller lydkvalitet.