Retningslinje for personalmappe

1.0 Formål og anvendelsesområde

Formålet med retningslinjen er å sikre at personaldokumenter blir behandlet på en forsvarlig, korrekt og ensartet måte i Elverum kommune, innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Retningslinjen skal også sikre gode arkivprosesser

Det er tre typer mapper for arkivering og journalføring av personaldokumenter: Personalmappe, sykefraværsoppfølging og personalsak. Retningslinjen skal benyttes av alle som oppretter eller bruker personalmapper.

2.0. Ansvar

• Behandlingsansvarlig for personopplysninger er Rådmannen, jf. personopplysningslovens § 2.
• Ledere har ansvar for å opprette personalmapper i sak og arkivsystemet.
• Ledere er saksansvarlig på personalmapper
• Arkivtjenesten har ansvar for å kopiere dokumenter fra ansettelsessaken i sak og arkivsystemet over til personalmappen.
• Ledere har ansvaret for:
  • å sjekke at vedkommende som spør om lån eller tilgang til materiale faktisk har rett til å få tilgang, jf. personopplysningslovens 
  • at alle arkivverdige dokumenter som enheten mottar og produserer blir arkivert på personalmappen i sak og arkivsystemet.
  • eventuell skanning av politiattester som skal oppbevares til endt arbeidsforhold, og at de makuleres når arbeidsforholdet avsluttes.
  • å dokumentere i personalmappen at politiattest er mottatt og funnet i orden og med dato, når det ikke er krav om at politiattesten skal oppbevares til arbeidsforholdet avsluttes.
  • å vurdere overføring av personalmappe til ny leder, eller om det er rett med etablering av ny personalmappe, ved alle typer nyansettelser og endring i stilling.

Ledere er ansvarlig for å informere arkivtjenesten om avslutning av arbeidsforhold, og ferdigstille alle dokumenter på personalmappen, og sende denne til avslutning.

• Ledere har ansvar for at det ikke opprettes «skygge»- personalmapper ute på enhetene etter overgangen til full-elektronisk sak- og arkivsystem.

3.0 Beskrivelse av gjennomføring

3.1 Generelt

Personopplysninger som er relevante for den enkeltes arbeidsforhold blir lagret i personalmapper. Opplysningene som lagres skal være saklige og relevante for arbeidsforholdet, og skal kun brukes til uttrykkelige angitte formål. Personalmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven.

Innsyn i personalmappen

Innsyn i personopplysninger er regulert i forskjellige lover. Personopplysningsloven gjelder generelt, mens innsyn i de fleste offentlige forvaltningsorganer er regulert i offentlighetsloven. Offentlighetsloven vil her gå foran personopplysningsloven.

Offentlighetsloven nevner ikke personalmapper, men sier noe om at visse typer opplysninger kan være taushetsbelagt etter andre lover, se offentlighetsloven § 13. Ofte er opplysninger som finnes i personalmapper av en slik art og kan unntas offentlighet etter forvaltningsloven § 13 som er den mest vanlige unntakshjemmelen i disse tilfellene.

Innsyn i personalmappen for den ansatte eller leder:
Dokumentene i personalmappene er tilgjengelig for nærmeste leder.
I tillegg er dokumentene tilgjengelig for personalavdelingen, lønn, og arkiv jf. forvaltningslovens § 13 b, pkt. 3.
Den ansatte har ikke automatisk innsyn i personalmappen og må be om innsyn etter gjeldende regler. Som oftest vil den ansatte kunne få se samtlige opplysninger som ligger i mappen, men her gjelder også noen unntak.

Personvernforordningen artikkel 15 gir enhver som ber om det, rett til innsyn i hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar seg om vedkommende
Den som er registrert kan be om at uriktig, ufullstendige eller opplysninger det ikke er lov å behandle blir rettet eller slettet, jamfør avsnitt 3 og 4 i forordningen

Elverum kommune har full-elektronisk arkiv. Det vil si at fra 01.09.2010 er alle nye personalmapper og dokumenter kun tilgjengelig elektronisk. Personalmapper opprettet før dette er samlet inn og ligger i arkivdepot (IKA).

Saksansvarlig for personalmappen er medarbeiders leder. 
Det skal alltid lages ny personalmappe for nytt arbeidssted. Kun i tilfelle der det dreier seg om en meget liten prosentstilling kan arbeidsavtale legges i eksisterende personalmappe

Ansatte kan ha flere personalmapper.

Ledere skal, når arbeidstaker bytter arbeidsplass, vurdere om det er hensiktsmessig at personalmappen overføres, eller om det skal etableres ny. Ved overføring skal det alltid gis beskjed til arkivet.
Arkivet har da ansvar for å endre tilganger til personalmappen slik at tidligere leder skal ikke lenger ha tilgang, mens ny leder gis tilgang. Det skal alltid vurderes om det er noen hensikt i overføring av personalmappe. Er det ikke det skal det opprettes ny personalmappe, og den gamle mappen skal sendes til avslutning.

3.2 Oppretting av personalmapper

Personalmappene opprettes i kommunens sak - og arkivsystem etter bestemte kriterier nevnt i denne retningslinjen.  Det skal alltid benyttes tilordnet mal.

Alle ansatte skal ha en elektronisk personalmappe. Alle ledere skal ha personalmappe på alle sine ansatte, og kun ha tilgang til sine ansatte. Ledere er selv ansvarlig for å etterse at de kun har tilganger til personer de har personalansvar for.
Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en ansatt primært skal arkiveres på ett sted dvs. i  personalmapper. Det er unntak for sykefraværsoppfølging, hendelsesbaserte saker og personalsak, se egne retningslinjer.

I de tilfeller medarbeider ikke har personalmappe oppretter leder selv personalmappe, når det skrives arbeidsavtale. Lønn skal alltid stå som kopi på dokumenter som har innvirkning på lønn.
Arkivtjenesten oppretter personalmapper når arkivet mottar ansettelsesavtale, og det ikke finnes personalmappe. Dette gjelder uansett om ansettelsen er fast eller midlertidig, hel- eller deltidsstilling, tilkallingsvakter, støttekontakter eller lærling.

Personalmappen avsluttes når arbeidsforholdet blir avsluttet, hvis det innen samme arbeidsområde og ikke eldre enn 01.09.2012

Hver personalmappe skal opprettes med utgangspunkt i ordningsprinsipp:

• Objektkode med inndeling etter fullt fødselsnummer, 11 siffer uten mellomrom.
• Dette kommer automatisk ved bruk av personalmappe mal.

Navnet på saken påføres på denne måten:

Personalmappe fornavn mellomnavn etternavn

Personalmappen gis tilgangskode U - 3. Skjermings nivå av dokumenter, skal alltid vurderes.

Arkivkode er FNR, og personalmappene ligger i arkivdel – PERS1  

Leder er saksansvarlig og det skal brukes tilgangsgruppe personal +lønn

3.3 Dokumenter som skal journalføres og skannes på personalmappa

Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres;
 1) de skal være gjenstand for saksbehandling
 2) de må ha verdi som dokumentasjon.

Dokumenter som mottas på enheten og som oppfyller kravene over, skal skannes og journalføres. 

Personalmappen dokumenterer den ansattes arbeidsforhold og skal/kan inneholde 
 følgende dokument (listen er ikke uttømmende)

• Ansiennitetsberegning
• Arbeidsavtaler fast/midlertidig
• Arbeidsavtaler om tilpasset arbeidstid og attføring
• Attest
• Avtale om fortsatt arbeid etter fylte 70 år
• Avtale om fortsatt arbeid for alderspensjonister under 70 år
• Bestilling av bedriftshelsetjeneste
• Dokumentasjon som det er krav om i stillingen f.eks. legeattest, vaksiner, politiattest mm.
• Dokumenter vedrørende hederstegn og påskjønnelse 
• Dokumenter vedrørende særavtaler, godtgjørelser, stipend og - opprykk
• Endring av stillingsstørrelse
• Endringer av ansettelsesforhold/midlertidige avtaler
• Eventuell korrespondanse med NAV som ikke gjelder sykefravær
• Kompetanseutvikling - vitnemål, kursbevis mm.
• Kopi av brev fra forsikringsselskap/pensjonsselskap som gjelder ansatt
• Kopi av vedtak som fattes i administrasjonsutvalget jf Elverum kommunes reglementer som gjelder ansettelsesforholdet
• Korrespondanse/dokumentasjon om uførepensjon/pensjon
• Korrespondanse/dokumentasjon som angår arbeidsforholdet
• Kvittering på at pensjon er søkt via pensjonsselskapets nettportal
• Lokale lønnsforhandlinger - resultat
• Lønnsmelding/ endringsmelding av lønn
• Oppsigelsesbrev /ev. korrespondanse
• Overtid Avtale om overtidsarbeid aml § 10 – 6 (5)
• Overtid Oversendelse til arbeidstilsynet aml § 10 – 6 (6) 
• Rapport etter arbeidsplassgjennomgang (enkeltperson)
• Signert aksept på ansettelse
• Signert ansettelsesbrev / arbeidsavtale
• Signert erklæring om taushetsplikt
• Signert avtaleskjema for bruk av informasjonsteknologi og E-post
• Sikkerhetsklarering
• Skademeldinger til folketrygden
• Skademeldinger til Elverum kommunes forsikringsselskap
• Skjema/dokumentasjon for skade/vold i arbeidet
• Sluttattest / tjenestebevis  
• Stillingsbeskrivelse
• Svar ved oppsigelse
• Søknad med CV, attester og vitnemål fra ansettelsessaken
• Søknad om permisjon uten lønn som gir ansiennitetstap
• Søknad om pensjon til pensjonsselskap
• Tilbud om ansettelse (fra ansettelsessak)
• Tilbud om helsekontroll
• Tilretteleggingstilskudd NAV utenom sykefravær
• Varsel om opphør av arbeidsforhold ved fylte 70 år
• Varsel om opphør av midlertidig stilling
• Varsel/søknad om pensjon
• Vedtak om pensjon
• Vedtak om permisjon uten lønn som gir ansiennitetstap
• Vedtak om uførepensjon
• Vedtak/særskilte forhandlingsresultater om lønn for den en enkelte ansatte, for eksempelforhandlinger for å beholde/rekruttere 

3.5 Politiattester

- Politiattest skal oppbevares hos det organ som etter forskriften er ansvarlig for å kreve politiattest fremlagt. Den skal oppbevares så lenge vedkommende person innehar stillingen eller oppdraget. Attesten skal makuleres når vedkommende fratrer, jf. Forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven.
 Leder er ansvarlig for at politiattesten journalføres/skannes/registres på personalmappen, med tilgangsbegrensning.

Politiattest oppbevares utilgjengelig for uvedkommende og makuleres etter tilsetting, jf. Forskrift til opplæringslova (Kapittel 15 ).
 Leder er ansvarlig for at det dokumenteres i saks- og arkivsystemet om at politiattest er mottatt og funnet i orden med dato. 

Politiattest skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende og skal makuleres umiddelbart etter tilsetting jfr. Forskrift om politiattest i henhold til Barnehageloven. 
 Leder er ansvarlig for at det dokumenteres i saks- og arkivsystemet om at politiattest er mottatt og funnet i orden med dato. 

Det skal innhentes politiattest for alle som tilbys jobb i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, jfr helse- og omsorgstjenesteloven §§ 5-4 og 5-4a. Kravet gjelder uavhengig av pasient- eller brukergruppe.

For spesialisthelsetjeneste og tannhelsetjeneste til barn og personer med utviklingshemming kreves politiattest etter helsepersonelloven § 20 a. 

4.0 Retningslinjer, rutiner, skjema og maler

• Retningslinje for sykefraværsoppfølging
• Retningslinje for personalsak
• Retningslinje for elektronisk kommunikasjon
• Personaloppfølging
• Opphør av arbeidsforhold

Skjema:

• Melding om nyansatt, endringer eller sluttmelding
• Skjema for bestilling av avleverte arkivmapper fra Elverum kommunes bortsettingsarkiv
• Skjema for ærekrenkelser, trusler og vold
• Skjema for registrering av skader

 5.0 Lovhjemler

• Arkivloven
• Forskrift om offentlege arkiv
• Personopplysningsloven
• Offentleglova