Nødprosedyre ved utilgjengelig system    

Hvis sakarkivsystemet er utilgjengelig for et lengre tidsrom (dvs. 2 dager eller mer), skal arkivet ved Elverum kommune sette i verk en nødprosedyre som beskrevet nedenfor.

Føring av midlertidig journal

Arkivet skal frem til de to dagene er reelle, åpne post på ordinær måte, legge brevene i et plastomslag og samle dagens post innenfor et omslag med dagens dato. Om noe haster tar man kopi av originalen og leverer til saksbehandler. Kopiene merkes tydelig med ”kopi”. Etter 2 dager starter man prosedyren med å registrere en midlertidig papirjournal over inn- og utgående dokumenter. Papirjournalen skal inneholde opplysninger i henhold til arkivforskriften § 10. Skjema for midlertidig journalføring bør benyttes.

Behandling av innkomne og interne dokumenter

Arkivet registrerer innkomne dokumenter, både eksterne og interne, i den midlertidige papirjournalen. Deretter tas det kopi av originaldokumentet. Originalen oppbevares hos arkivet inntil nødprosedyren er avsluttet og dokumentet kan registreres i sak- og arkivsystemet. Kopiene datostemples, og påføres "Ikke skannet og reg.”. Kopiene fordeles deretter til leder/saksbehandler. Når systemet igjen er tilgjengelig, skannes og registreres originaldokumentene i sakarkivsystemet. Saksbehandler kasserer kopiene når elektronisk versjon er tilgjengelig i sak- og arkivsystemet. Er det påført merknader, legges disse inn i sak- og arkivsystemet under merknader/kommentarer til journalposten.

Behandling av utgående dokumenter

Saksbehandler produserer dokumentene i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller annet hensiktsmessig system. Arkivkopi av det utgående dokumentet sendes til arkivet via e-post, eller på papir. Arkivet journalfører de utgående dokumentene i den midlertidige journalen. Når systemet igjen er tilgjengelig, registrerer arkivet de utgående dokumentene i sak- og arkivsystemet på grunnlag av tilsendt e-post eller papirkopi. Papirkopiene av utgående brev legges til ordinær makulering etter registrering.