Postmottak, registrering og fordeling     

1. Formålet med prosedyren

Elverum kommune har ett sentralt postmottak. Dette er en del av arkivtjenesten, og kvalitetssikring av kommunens dokumenthåndtering.

Hovedregelen er at inngående post til Elverum kommune går til Servicekontoret. De vil grovsortere posten og gjøre en arkivbegrensning før den fordeles til Arkiv – og digitalt dokumentasjonssenter, og til fordeling.

1. Ansvar og oppfølging

Dokumentasjonssenteret skanner inn/henter inn, og journalfører dokumenter som skal behandles i WebSak før de fordeles på saksbehandlere. 
Dokumenter som skal til fagsystemene videresendes arkivmedarbeidere i enhetene for journalføring og eventuelt skanning (det gjelder Familia, Flyktning, HKdata og landbruk)

Arkivering av dokumenter skjer elektronisk i fagsystemet.  Et velfungerende elektronisk arkiv er en forutsetning for en effektiv digitalisering av kommunale tjenester. 

All brevpost åpnes i dokumentsenteret, unntatt til barnevern og Nav kommune, som åpner selv. 
Barnevern og Nav kommune må selv foreta arkivbegrensning og sende dokumenter som skal lagres i sak-arkiv systemet (WebSak) til dokumentsenteret.

1. Relevant lovverk

Arkivloven

1. Metode/arbeidsbeskrivelse

E-post som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal lagres i det elektroniske arkivet. 
Hovedregelen er at saksbehandlerne selv henter inn e-postdokumenter som kommer direkte til dem, i sak-arkivsystemet. Alternativt kan de videresendes til postmottak.

SMS som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal lagres i det elektroniske arkivet. 

Altinn er koblet til kommunens Digitale mottak. Det som kommer inn under kategori «Post og arkiv», vil bli journalført i WebSak. Saker som kommer inn under andre kategorier ivaretas av ansvarlige på fagenhetene. (se fagenhetenes egne regler)
Det som kommer inn i Altinn og som skal til Barnevern, går videre på papir (sendt av Altinn) Post til PPT skrives ut og leveres i papir.

Arkivbegrensning Med arkivbegrensning menes dokumenter som faller inn under definisjonen av arkiv i § 2 i arkivloven , men som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Disse dokumentene blir holdt utenfor arkivet, for eksempel i bibliotek, rundskrivmapper, egne kurspermer eller lignende.

I flg. arkivforskriften § 3-19 skal følgende typer av materiale skilles ut ved arkivbegrensning:

• Trykksaker
• Rundskriv
• Annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale
• Blanketter som ikke er utfylt. Det er utgiveren som har arkiveringsansvaret.
• Personlig adressert post hvis det ikke foreligger fullmakt fra medarbeidere som ønsker dette
• Faktura
• Post som er adressert til arbeidstakerorganisasjoner
• C-post/massekorsbånd
• Anbud/tilbud, journalføres ved anbudsåpning - se pkt. 8.3.1
• Meldinger til lønningskontoret, lønnsmeldinger/egenmeldinger/sykemeldinger
• Bilag som ikke er viktig bakgrunnsmateriale til en sak
• Forespørsler om informasjonsmateriale så lenge disse ikke krever offisielle svar
• Kopier av inngående brev når originalen  er registrert fra før
• Melding om adresseforandringer
• Reklame/produktopplysninger – sendes rette vedkommende eller kastes
• Hotell- og reisebestillinger
• Kursinnbydelser, -påmeldinger, -bekreftelser og invitasjoner
• Offisielle invitasjoner til kommunen
• Skriv til generell informasjon med kortvarig verdi (åpning av ny bankfilial, rutetabeller, etc.)
• Ikke arkivverdig e-post
• E-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for saksbehandling eller dokumentasjon

Pressemeldinger / rundskriv / informasjonsmateriell – registreres etter behov.

All arkivverdig post distribueres direkte til mottaker.

1. Sjekkpunkter

1. Avvik

Hva skal gjøres dersom prosedyren fravikes, hvordan og hvor skal dette dokumenteres. Hvem har myndighet til å gi dispensasjon fra prosedyren

1. Dokumentreferanse/linker

Evt. Andre referanser eller relevante linker

1. Endrings beskrivelse

[Endrings beskrivelse]