Rutinebeskrivelse - innkommet post - papir

1. Innkommet papirpost sorteres av dokumentsenteret
2. Arkivposten åpnes av dokumentsenteret
3. Posten skannes den dagen den kommer inn.
4. Det er laget skanning-ark for hver ukedag.
5. Etter skanning, kontrolleres skanningen mot skannet digitalt resultat, av samme person.
6. Så legges papirene i en omslagmappe som merkes med ukedag,dagens dato og signeres for kontrollert.
7. Mappen med dagens post legges i hyllesystem på dokumentsenteret som er merket med ukedager.
8. Metadata på skanningen erstatter stempel på papirene
9. Arkivarene sorterer ut returpost som sendes tilbake til postrommet.
10. Innkommet papirpost føres i sakssystem av arkivar.
11. Offentlig postliste på Elverum kommunes internettsider legges ut kl. 14.00. Post som blir ført etter kl. 14.00 kommer ut på postlista dagen etter.
12. Offentlig postliste kontrolleres to ganger av to arkivarer før den legges ut.
13. Kontrollen dokumenteres og signeres 
14. Interne notater kommer ikke ut på offentlig postliste.