Formål 

Hensikten med denne instruksen er å sikre at innsynsbegjæringer blir behandlet riktig i henhold til gjeldende lovverk. Lovverk som ligger til grunn er offentlighetsloven og forvaltningsloven. Offentlighetsloven legger til rette for at virksomheter i det offentlige er åpen og gjennomsiktig. Loven gjelder for blant annet staten, fylkeskommuner og kommuner.

Hovedregel

Saksdokument, journaler og lignende register for organet er åpne for innsyn så lenge ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov, jf. offentlighetsloven § 3.

Generelle opplysninger 

Elverum kommune publiserer offentlig journal fra alle arkivdeler via Acos Innsyn på kommunens nettsider. Det publiseres dokumenter i sikkert arkivformat.

Arkivtjenesten vurderer offentlighet ved journalføring av dokumenter, samt som en del av kvalitetskontroll og kontroll av offentlig journal. Ved tvilstilfeller vurderes offentlighet i samarbeid med saksbehandler og ved behov jurist. Saksbehandler og leder har det endelige ansvaret for rett unntak med rett hjemmel.

En innsynsbegjæring kan framsettes muntlig eller skriftlig og kommer som regel til e-postadressen postmottak@elverum.kommune.no. Innsynsbegjæringer som kommer til andre e-postadresser, per telefon, brev, eller ved personlig oppmøte behandles på samme måte. Muntlig innsynsbegjæring skal journalføres på samme måte som skriftlige innsynsbegjæringer.

Begjæring om innsyn i dokumenter journalført i Acos Innsyn vurderes og besvares i utgangspunktet av berørt fagenhet men ved tvilstilfeller eller dersom innsynsbegjæringen ikke gjelder et bestemt dokument kontaktes arkiv og eventuelt jurist. Gjelder innsynsbegjæringen dokumenter som finnes i fagsystem eller i arkiv på tjenestested videresendes innsynsbegjæringen til det aktuelle tjenestestedet. 

Ved foreløpig svar

For å kunne fastslå om disse dokumentene inneholder taushetsbelagte opplysninger er vi nødt til å hente inn ytterligere informasjon. Svar på innsynsbegjæringen vil forventes å foreligge senest dato.måned.år. 

Signatur 

Utsending av dokumenter 

Når en innsynsbegjæring godkjennes, sender fagenheten ut dokumentene det er gitt innsyn i. Alle filer som sendes ut skal være i pdf-format. Dersom vi må sladde opplysninger i et dokument skal dokumentet, sladdes med godkjent metode før utsending. Ved utsending av papirdokumenter sladdes og kopieres originalene før utsending.

Ved rett på innsyn

Svar på innsynsbegjæring i dokumentet X-XXX

Vi viser til ditt innsynskrav fra dato.måned.år i dokument X-XXX. Innsynsbegjæringen godkjennes. Dokumentet er offentlig og sendes ut i sin helhet. Dokumentet er vedlagt.

Avslag på innsyn 

Når kravet om innsyns avslås helt eller delvis må vi begrunne dette med hjemmel for unntak fra offentligheten i offentlighetsloven og eventuelle andre lover. Man må vise til bestemmelsen som gir grunnlag for avslaget, samt hvilket ledd, bokstav eller nummer i som er brukt i bestemmelsen. Det må i tillegg opplyses om muligheten til å klage på avslaget og klagefrist på dette. Avslaget skal gis skriftlig i tråd med offentlighetsloven § 31.

Når det gjelder §§14-26 i offentlighetsloven skal vi vurdere meroffentlighet. Dersom et helt eller delvis avslag begrunnes med en av disse paragrafene skal meroffentlighet vurderes og setningen «Meroffentlighet er vurdert» legges til i svaret som sendes ut. 

Svar på innsynsbegjæring i dokumentet X-XXX - delvis innsyn (§13) 

Dokumentet du har bedt om innsyn i inneholder opplysninger som etter forvaltningslovens § 13 første ledd nr 1 er underlagt taushetsplikt.

Offentlighetslovens §13 første ledd sier at opplysninger som er underlagt taushetsplikt er unntatt fra innsyn. Det gis innsyn i de deler av dokumentet som ikke inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt. De taushetsbelagte opplysningene er skjermet. Dokumentet er vedlagt. Link til Offentlighetsloven: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2006-05-19-16/KAPITTEL_2#KAPITTEL_2. Link til Forvaltningsloven: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1967-02-10?q=forvaltningslova 

Ihht. Offentlighetsloven § 32 har du klagerett. Elverum kommune er pålagt å vurdere klagen på nytt. Dersom kommunen opprettholder avslaget, videresendes klagen til Fylkesmannen i Hedmark som avgjør saken.  

En eventuell klage sendes til postmottak@elverum.kommune.no eller per post til Elverum kommune (ved avdeling XXX), Postboks 403, 2418 Elverum. Klagefristen er 3 uker fra du mottok dette svaret, jf. forvaltningsloven § 29.  

Svar på innsynsbegjæring i dokumentet X-XXX – avslag (§13) 

Vi viser til din innsynsbegjæring i dokument X-XXX. Innsynsbegjæringen avslås.  

Dokumentet du har bedt om innsyn i inneholder opplysninger som etter Forvaltningslovens § 13 første ledd nr 1 er underlagt taushetsplikt. Da dokumentet uten de taushetsbelagte opplysningene vil gi et misvisende inntrykk av innholdet, unntas dokumentet i sin helhet, jf. offentleglovas §12 pkt a.

Da det vil være urimelig arbeidskrevende å skille ut de taushetsbelagte opplysningene, unntas dokumentet i sin helhet, jf. offentleglovas §12 pkt b.

Da de taushetsbelagte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentets innhold unntas dokumentet i sin helhet, jf. Offentlighetslovens §12 pkt c. Link til Offentlighetsloven: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2006-05-19-16/KAPITTEL_2#KAPITTEL_2.

Fjern de som ikke passer eller kombiner hvis flere av lovene er relevante.

Ihht. Offentlighetsloven § 32 har du klagerett. Elverum kommune er pålagt å vurdere klagen på nytt. Dersom kommunen opprettholder avslaget, videresendes klagen til Fylkesmannen i Hedmark som avgjør saken.  

En eventuell klage sendes til postmottak@elverum.kommune.no eller per post til Elverum kommune (ved avdeling XXX), Postboks 403, 2418 Elverum. Klagefristen er 3 uker fra du mottok dette svaret, jf. forvaltningsloven § 29.  

Svar på innsynsbegjæring som gjelder andre paragrafer enn §13: 

Svar på innsynsbegjæring i dokumentet XXX – avslag (§§ XX)  Vi viser til din innsynsbegjæring i dokument X-XXX. Innsynsbegjæringen avslås med begrunnelse i Offentighetslovens § XX. / Det gis innsyn i de deler av dokumentet som ikke er unntatt offentlighet ihht. Offentighetslovens §XX. Meroffentlighet er vurdert. 

Ihht. Offentighetslovens § 32 har du klagerett. Elverum kommune er pålagt å vurdere klagen på nytt. Dersom kommunen opprettholder avslaget, videresendes klagen til Fylkesmannen i Hedmark som avgjør saken.  

En eventuell klage sendes til postmottak@elverum.kommune.no eller per post til Elverum kommune (ved avdeling XXX), Postboks 403, 2418 Elverum. Klagefristen er 3 uker fra du mottok dette svaret, jf. forvaltningsloven § 29.  

Link til Offentlighetsloven: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2006-05-19-16/KAPITTEL_2#KAPITTEL_2.

Link til Forvaltningsloven: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1967-02-10?q=forvaltningslova 

Journalføring av innsynsbegjæring

Innsynsbegjæringer og svar på innsynsbegjæring journalføres i saken det er bedt om innsyn i.  

Dersom det bes om innsyn i mange dokumenter i forskjellige saker eller det ikke bes om innsyn i en bestemt sak eller dokument, oppretter vi ny sak i Websak. 

Saksnivå

Sakstittel linje 1: Innsynskrav - fagområde

Sakstittel linje 2: 

Saksbehandler: Den som besvarer innsynsbegjæringen 

Arkivkode: 041

Dokumentnivå

Journalpost tittel linje 1: Innsynsbegjæring - kort beskrivelse av hva saken gjelder

Journalpost linje 2:

Dokumentnivå

Journalpost tittel linje 1: Svar på innsynsbegjæring - kort beskrivelse av hva saken gjelder

Journalpost linje 2: 

Klage på avslag

Dersom vi mottar klage på et avslag på innsyn skal denne journalføres på samme sak som innsynsbegjæringen. 

Vi vurderer innsynsbegjæringen på nytt. Dersom vi fremdeles mener at innsyn ikke kan gis skal klagen oversendes til Fylkesmannen i Innlandet.

Dokumentnivå

Beskrivelse: Klage over avslag på innsyn 

Saksbehandler: Den som er saksbehandler for dokumentet det gjelder