Dette er en huskeliste for hva man må tenke på og hvilket lovverk som er gjeldende ved krav om innsyn. Eksempel på hvordan man behandler et innsynskrav i praksis finnes under "Offentlighet og innsyn - Hvordan utføre et innsynskrav i praksis".

Offentlig journal

Offentlig journal skal utformes i tråd med bestemmelsene i arkivforskriften, jf. §2-6 og § 2-9. Elverum kommune har offentlig postjournal på sin hjemmeside. Målet til Elverum kommune er at all post som kommer inn før kl. 14.00 hver dag, skal legges ut på offentlig postjournal.

Krav om innsyn

Hvem som helst kan kreve innsyn, og dette kan skje både muntlig og skriftlig. Man trenger ikke identifisere seg for å be om innsyn, men man må identifisere den enkelte sak for å kreve innsyn. Dette gjelder ikke når det blir krevd innsyn i journaler eller lignende register, jf. offentlighetssloven § 28. Ved henvendelser om innsyn må kommunen ta stilling til om kravet skal imøtekommes eller ikke. Man må:

1. vurdere om dokumentet inneholder opplysninger som skal unntas fra offentlig innsyn etter taushetsplikt eller i medhold av lov (offentlighetsloven § 13). Er dette tilfelle må man ta stilling til om resten av dokumentet kan offentliggjøres eller om hele dokumentet skal unntas fra innsyn.
2. Hvis dokumentet ikke kommer inn under unntak etter punkt 1 må man vurdere om det foreligger et reelt og saklig behov for å unnta delar av eller hele dokumentet fra innsyn. Kommer man frem til at det bør unntas fra offentlighet, må det vurderes om det er hjemmel for å unnta det etter offentlighetslovens bestemmelser.

Følger man denne rekkefølgen i vurderingsproesessen sikrer man at det blir lagt tilstrekkelig vekt på hensynet til meroffentlighet.

Dokumentering av innsynskrav

Det er en fordel for organet å kunne dokumentere de innsynskravene som er mottatt og bør derfor også ved muntlig krav om innsyn, svare skriftlig på henvendelsen. Dokumenter som gjelder krav om innsyn har verdi som dokumentasjon og skal arkiveres.

Saksbehandlingstid

Spørsmål vedrørende innsyn skal avgjøres uten ugrunnet opphold, jf. offentlighetsloven § 29. Avgjørelse bør tas samme dag, eller i løpet av 1-3 virkedager. Saksbehandlingstid på 8 virkedager eller mer er bare akseptabelt i helt ekstraordinære tilfeller.

Avslag på innsynskrav

Ved avslag på innsyn må det gis henvisning til den bestemmelsen som gir grunnlag for avslaget, samt hvilket ledd, bokstav eller nummer i som er brukt i bestemmelsen. Er avslaget hjemlet i offentlighetsloven § 13 må det også vises til de bestemmelser i eller i medhold av annen lov som gir grunnlag for taushetsplikt. Eksempelvis slik: offentlighetsloven § 13, forvaltningsloven § 13 første ledd. Avslaget skal etter offentlighetsloven § 31 være skriftlig, og det skal opplyse om mulighetene for å klage og klagefrist.

Hvem avgjør?

Spørsmål om innsyn skal avgjøres av det organet som mottar kravet, og det er viktig at organet vurderer kravet konkret og selvstendig, jf. offentlighetsloven § 29. Avgjørelsen skal tas når det foreligger et konkret innsynskrav.

Forskjellsbehandling

Offentlighetsloven § 6 setter forbud mot forskjellsbehandling av sammenlignbare tilfeller. Dette må sees på som et pålegg om at organet må se ethvert innsynskrav i sammenheng med tidligere krav om innsyn i samme sak eller dokument, slik at likeartede saker blir behandlet likt. Dette punktet viser viktigheten av å dokumentere de innsynskravene man mottar, for å holde oversikt på hva det kreves innsyn i og hvilket utfall behandlingen har fått.

Hovedregel om gratis innsyn

Som hovedregel skal innsyn være gratis, jf. offentlighetsloven § 8. Forskrift til offentlighetsloven (offentlighetsforskriften) § 4 gir rett til å kreve betaling for innsyn i form av vanlige avskrifter, utskrifter eller kopier til papir og for utsending, når antallet går over 100 ark i A4-format i en sak. I disse tilfellene kan organet kreve en krone per ark utover hundre, samt porto. Det kan og kreves betaling for utskrifter/kopier ved uvanlige format, høykvalitetskopier eller lignende dersom det utgjør stor prisforskjell fra vanlige kopier. Dette gjelder også ved kopiering til annet lagringsmedium enn papir. Betaling skal ikke overstige de faktiske kostnadene. Det kan ikke tas hensyn til tiden som går med på å behandle innsynskrav, skrive ut, kopiere eller sende ut dokument. Man kan heller ikke kreve betaling når dokument som er tilgjengelig i elektronisk versjon blir sendt ut som elektronisk post.

Original dokumenter og kopier

Originale dokumenter skal ikke lånes ut eller benyttes ved gjennomsyn, man skal ta kopier jf. arkivforskriften § 3-11.

Kilde: Lovdata

Fonnes, I. (2010). Arkivhåndboken for offentlig forvaltning (2.utg, 2.oppl). Oslo: Kommuneforlaget AS. Kapittel 9.